Warmano — Vertrieb und Lager in einem System
Wie ein Handelsunternehmen den Bestellprozess um 70% beschleunigt und die Lagergenauigkeit auf 99% gebracht hat.
Ausgangslage
Warmano ist ein wachsendes Handelsunternehmen im Bereich Heizung und Sanitär mit 28 Mitarbeitern. Das Unternehmen verkauft an Handwerksbetriebe und Endkunden — über den Innendienst, den Außendienst und einen wachsenden Online-Kanal.
Das Problem: Kundenanfragen, Bestellungen und Lagerbestände wurden in verschiedenen Tools gepflegt. Der Vertrieb nutzte ein einfaches CRM, das Lager arbeitete mit Excel, und die Buchhaltung hatte ein eigenes System. Ergebnis: keine Transparenz, doppelte Dateneingaben und regelmäßig vergessene Nachbestellungen.
Herausforderung
- Drei Systeme, kein Datenaustausch: Wenn ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot schrieb, musste er den Lagerbestand telefonisch beim Lageristen erfragen. Das kostete Zeit und führte regelmäßig zu Fehlern.
- Manuelle Nachbestellungen: Wenn ein Artikel knapp wurde, fiel das oft erst auf, wenn ein Kunde bestellt hatte. Nachbestellungen wurden manuell per E-Mail an Lieferanten geschickt.
- Doppelte Dateneingabe: Kundendaten mussten in CRM, Lagerverwaltung und Buchhaltung separat gepflegt werden. Bei Adressänderungen wurden regelmäßig Systeme vergessen.
- Keine Vertriebspipeline: Welche Angebote offen sind, wer nachgefasst werden muss und wie der Monat aussieht — alles war nur im Kopf der einzelnen Vertriebsmitarbeiter.
Lösung mit Odoo
Die Einführung erfolgte in 2 Phasen über 14 Wochen:
Phase 1 (Woche 1–8): CRM und Vertrieb
- Zentrale Kundendatenbank mit vollständiger Kontakthistorie
- Angebotserstellung direkt aus dem CRM mit aktuellen Preislisten
- Vertriebspipeline mit automatischen Follow-up-Erinnerungen
Phase 2 (Woche 9–14): Lager und Einkauf
- Lagerverwaltung mit Echtzeit-Beständen
- Automatische Nachbestellungen bei Mindestbeständen
- Einkaufsvorschläge basierend auf historischen Verbräuchen
Ergebnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Bestellprozess (Anfrage bis Lieferung) | ~5 Tage | ~1,5 Tage |
| Lagergenauigkeit | ~85% | 99% |
| Doppeleingaben pro Woche | ~30 Vorgänge | 0 |
| Vergessene Nachbestellungen/Monat | 5–8 | 0 |
Was den Unterschied gemacht hat
Der entscheidende Faktor war nicht die Software, sondern der Ansatz: Statt alles gleichzeitig umzustellen, haben wir mit dem Vertrieb angefangen. Erst als das CRM sauber lief und das Team Vertrauen in das neue System hatte, kam die Lagerverwaltung dazu. Dieser phasenweise Ansatz hat die Akzeptanz deutlich erhöht.