Bavaria Solar Energy — Projektmanagement optimiert
Wie ein Solarinstallateur mit 35 Mitarbeitern die Projektlaufzeiten um 30% verkürzt und 3x mehr parallele Projekte managt.
Ausgangslage
Bavaria Solar Energy plant und installiert Photovoltaikanlagen für Gewerbe- und Privatkunden in Süddeutschland. Mit 35 Mitarbeitern — davon 20 Monteure, 5 Projektleiter und 10 Büromitarbeiter — wächst das Unternehmen stark. Die Nachfrage nach Solaranlagen hat sich in den letzten 2 Jahren verdoppelt.
Das Problem: Das Wachstum hat die bestehenden Prozesse an ihre Grenzen gebracht. Projektplanung lief über Excel, Materialbestellungen per Telefon und E-Mail, und der Überblick über den Fortschritt laufender Projekte war nur in persönlichen Besprechungen möglich. Bei 15+ parallelen Projekten wurde das unübersichtlich.
Herausforderung
- Projektplanung in Excel: Jeder Projektleiter hatte seine eigene Excel-Datei. Es gab keine zentrale Übersicht, welche Projekte in welcher Phase stecken, wo es Verzögerungen gibt und welche Monteure verfügbar sind.
- Materialengpässe: Solarmodule, Wechselrichter und Unterkonstruktionen mussten frühzeitig bestellt werden. Aber ohne Verknüpfung zwischen Projektplanung und Einkauf kam es regelmäßig zu Engpässen, die Projekte um Wochen verzögerten.
- Fehlende Transparenz für Kunden: Kunden fragten regelmäßig nach dem Status ihrer Installation. Die Projektleiter mussten erst intern nachfragen, bevor sie eine Antwort geben konnten.
- Abrechnung dauerte zu lange: Nach Projektabschluss vergingen oft 2–3 Wochen bis zur Rechnungsstellung, weil die Dokumentation erst zusammengetragen werden musste.
Lösung mit Odoo
Einführung in 12 Wochen mit Fokus auf die Prozesskette Projekt → Einkauf → Lager → Abrechnung:
- Projektmanagement: Standardisierte Projektphasen (Planung → Material → Installation → Abnahme → Abrechnung) mit automatischen Aufgaben und Meilensteinen pro Phase.
- Integrierter Einkauf: Materialbedarfe werden automatisch aus der Projektplanung generiert. Bestellungen gehen direkt an die hinterlegten Lieferanten.
- Lagerverwaltung: Echtzeit-Bestände von Standardmaterialien. Barcode-Scanning bei Wareneingang und -ausgang.
- Automatische Abrechnung: Projektabschluss triggert die Rechnungserstellung. Alle Positionen — Materialien, Arbeitszeit, Zusatzleistungen — werden automatisch zusammengeführt.
Ergebnis
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Durchschnittliche Projektlaufzeit | ~8 Wochen | ~5,5 Wochen |
| Materialverfügbarkeit bei Projektstart | ~80% | 98% |
| Parallele Projekte managebar | 5–6 | 15–18 |
| Tage bis zur Rechnungsstellung | 14–21 Tage | 1–2 Tage |
Skalierung als Ergebnis
Das eigentliche Ergebnis war nicht die Zeitersparnis — sondern die Fähigkeit zu wachsen. Vor der Odoo-Einführung war Bavaria Solar Energy bei 5–6 parallelen Projekten am Limit. Heute managt das gleiche Team 15–18 Projekte parallel, ohne dass die Qualität leidet. Das Wachstum war da — es fehlte nur das System, das mitwächst.