1. Februar 2026
Warum viele Betriebe 10+ Stunden pro Woche mit Verwaltung verschwenden
Die häufigsten Zeitfresser im Mittelstand — und wie Sie sie mit dem richtigen System in den Griff bekommen.
Von PISTA Consulting
Das Problem kennen Sie
Freitagabend, 19 Uhr. Der Chef sitzt noch im Büro und tippt Rechnungen. Die Angebote von Montag sind immer noch nicht raus. Und die Lagerbestandsliste in Excel stimmt schon wieder nicht.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie sind nicht allein. In vielen mittelständischen Betrieben verbringen Geschäftsführer und Mitarbeiter 10-15 Stunden pro Woche mit Verwaltungsaufgaben, die ein gutes System in Minuten erledigen könnte.
Die typischen Zeitfresser
Angebote und Rechnungen
Angebote in Word erstellen, Positionen manuell eintragen, als PDF speichern, per E-Mail verschicken. Wenn der Kunde zusagt, alles nochmal als Auftrag abtippen. Und am Projektende die Rechnung nochmal von Hand schreiben. Dreimal dieselbe Arbeit.
Daten suchen statt arbeiten
„Wo war nochmal die Bestellung von Firma Müller?” — „Hat Herr Schmidt schon bezahlt?” — „Wie viel Kupferrohr haben wir noch auf Lager?” Wenn diese Fragen Ihren Arbeitsalltag bestimmen, fehlt ein zentrales System.
Excel-Listen pflegen
Eine Tabelle für Kunden, eine für Lagerbestände, eine für Projekte, eine für offene Posten. Keine davon ist aktuell. Und wenn der Mitarbeiter, der die Liste pflegt, krank ist, weiß niemand Bescheid.
Doppelte Dateneingabe
Kundendaten im CRM, nochmal in der Buchhaltung, nochmal im Projektmanagement-Tool. Jede Eingabe kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Was sich ändert, wenn alles in einem System läuft
Stellen Sie sich vor:
- Ein Angebot erstellen Sie in 5 Minuten — mit allen Positionen und Preisen
- Per Klick wird das Angebot zum Auftrag, der Auftrag zur Rechnung
- Sie sehen auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind
- Ihre Mitarbeiter erfassen Zeiten direkt am Handy
- Lagerbestände aktualisieren sich automatisch
Das ist keine Zukunftsmusik. Das ist Odoo — ein System, das genau dafür gebaut ist.
Der erste Schritt
Ein Prozess-Check zeigt Ihnen in 2-3 Wochen, wo Ihre größten Zeitfresser stecken und was sich konkret verbessern lässt. Schwarz auf weiß, mit klarer Nutzen-Berechnung.